Dans une ancienne caserne de pompiers de Lachine, la voûte des archives municipales abrite plans, procès-verbaux, actes de vente et grands livres parfois centenaires. Vincent D’Agostino, responsable de la gestion documentaire de l’arrondissement depuis 3 ans, en assure la conservation et l’accès.
Membre de l’équipe du greffe, son métier consiste à classer, conserver, numériser, identifier et trouver des documents pour ses collègues, les citoyens et les citoyennes.
« On est dans l’ancienne caserne des pompiers, explique Vincent D’Agostino, responsable de la gestion documentaire de Lachine en entrevue avec Nouvelles d’Ici. Dans les années 70, avant qu’on emménage la voûte, on lavait les camions ici. »
La voûte des archives de l’arrondissement est répartie sur deux étages et est maintenue à une température de 17 degrés Celsius avec un taux d’humidité de 40%. Si ces conditions varient, même légèrement, M. D’Agostino doit alerter les personnes responsables.
« Ce que vous voyez dans la voûte, ce sont des documents à conservation permanente, les documents les plus importants. [Ce sont des] documents très peu consultés, mais qui ont une très grande importance pour l’arrondissement. »
La gestion des documents suit un calendrier de conservation « qui indique la période pendant laquelle on doit conserver un document », explique Fredy Alzate, secrétaire de l’arrondissement de Lachine et supérieur immédiat de M. D’Agostino.
Depuis la fusion des anciennes villes de Lachine et de Saint-Pierre en 1999, la voûte contient la totalité des archives de Ville Saint-Pierre.
Comment éteindre un incendie dans la voûte ?
Une voûte contenant des archives n’est jamais munie de gicleurs pour combattre un incendie, explique M. D’Agostino.
La voûte de l’arrondissement de Lachine est protégée par un système d’extinction au gaz Halon, décliné en deux buses, une par étage.
« Une fois déclenchée, vous avez 30 secondes pour sortir de la pièce, parce que ce gaz vient chercher l’oxygène pour éteindre le feu. »
Quels types de documents sont conservés ?
Documents papier, photos, diapositives, clés USB, CD, DVD… L’Arrondissement archive tout document relatif à son passé.
Selon M. D’Agostino, les plus anciens datent de 1870, « quand la Ville de Lachine a vraiment été créée ».
On y retrouve principalement des plans, des procès-verbaux, des actes de vente, des résolutions, des communiqués, des dossiers d’élection et tout autre document produit par la Ville ou l’Arrondissement de Lachine.
C’est aussi dans la voûte qu’est mis à l’abri le livre d’or, grand livre en cuir que les élus et élues et quelques citoyens et citoyennes ont l’honneur de signer lors des conseils d’arrondissement.
Dossiers d’employés conservés pendant 55 ans
À l’arrondissement de Lachine, les dossiers d’employés sont conservés pendant 55 ans.
« On a commencé à numériser les dossiers d’employés. Il y en avait énormément, ça prenait beaucoup de place. On prend l’original, on numérise, on contre-vérifie et on détruit la version papier. »
Selon M. D’Agostino, une étagère complète contenant plus de 400 boîtes a ainsi pu être dégagée.
« Les documents qui ont probablement la plus grande valeur, ce sont les rôles de perception, même les plus anciens », estime le responsable. Les rôles de perception, ou d’évaluation, réfèrent aux taxes foncières et scolaires et aux valeurs immobilières.
Ces documents sont « régulièrement » demandés par la population, car ils aident à comprendre « les cycles et l’historique de la valeur » dans l’arrondissement.
Des copies des cadastres sont aussi demandées, les citoyens et citoyennes désirant connaître l’histoire du lieu qu’ils habitent.
« Les gens vont demander : “Moi, ma maison était sur ce lot-là, mais je sais qu’il y a 80 ans, il y avait une petite ferme, alors on retourne là-dedans, on sort les documents, puis voilà comment c’était à l’époque », relate le responsable.
La voûte contient également des grands livres (ledgers) qui ont parfois plus de 100 ans, dans lesquels on rentrait autrefois l’information à la main : « prenez ça comme l’ancêtre des fichiers Excel ».
Aux archives de Lachine, pas vraiment de journée type
« Ce n’est jamais pareil », affirme M. D’Agostino qui détient un DEC en muséologie et un certificat en gestion des documents et des archives de l’UQAM. Tout en m’occupant des anciens documents, il faut aussi gérer les documents qui entrent. »
Les tâches du responsable, qui affirme avoir des journées bien remplies, consistent à traiter les documents papier et électroniques, les mettre dans des boîtes, des chemises, les codifier, les identifier et les entrer dans l’inventaire.
Il répond aussi aux demandes d’accès à l’information pour les citoyens et citoyennes, et trouve des documents pour ses collègues à l’arrondissement.
Bien qu’il ait un agenda de travail, il affirme que son métier requiert beaucoup de flexibilité.
« Je peux être en train de traiter des vieux plans, et là, oups !, il y a quelqu’un qui arrive dans mon bureau et qui dit : “Ah, Vincent, j’aurais besoin de ça, il y a une demande d’accès, c’est prioritaire. »
M. D’Agostino travaille actuellement sur « un gros projet d’aménagement » qui consiste à convertir une ancienne salle informatique de la mairie en seconde voûte d’archives.
La photo de couverture a été prise par Odile Joron le 3 mars 2026.
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