Fredy Alzate est secrétaire d’arrondissement et le responsable de l’équipe du greffe à l’arrondissement de Lachine. Son rôle principal est de veiller à la conformité des documents approuvés par le conseil d’arrondissement.
« Avant, le greffe était vu comme une équipe qui offrait du soutien administratif et procédural pour les séances du conseil. Mais avec le temps, et l’évolution législative, on voit que le rôle se complexifie », explique M. Alzate, en poste depuis trois ans à l’arrondissement de Lachine.
Un secrétaire d’arrondissement joue maintenant le rôle de conseiller auprès des différentes « unités d’affaires », c’est-à-dire auprès des directions comme la Direction des Travaux publics, Direction de la Culture ou la Direction de l’aménagement urbain.
Pour l’élaboration de l’ordre du jour, M. Alzate s’assure « que chaque dossier soumis au conseil [par les directions] soit conforme à la législation ».
« Ils nous sollicitent sur : “Qu’est-ce que je fais dans ce cas-ci ou dans dans ce cas-là ? Qui doit prendre une décision dans ce dossier ?”. »
Fredy Alzate, qui détient le titre d’avocat en Colombie, estime qu’ « il faut avoir des études en droit pour faire ce travail ».
« Ça prend des connaissances juridiques assez solides et une connaissance de la Ville. »
Supervisée par M. Alzate, l’équipe du greffe de Lachine est composée de quatre responsables qui ont chacun leur spécialité : gestion des appels d’offre, gestion de l’ordre du jour, gestion documentaire et traitement des demandes d’accès à l’information.
Secrétaire ou greffier d’arrondissement ?
Bien que plusieurs réfèrent à lui comme le greffier de Lachine, Fredy Alzate explique qu’il n’existe qu’un seul greffier à la Ville de Montréal : Emmanuel Tani-Moore.
« Pour les arrondissements, la Ville a voulu créer une figure semblable au greffier. On exécute à peu près les mêmes tâches, mais la Loi nous appelle secrétaire d’arrondissement. »
Élaboration et présentation de l’ordre du jour
L’équipe du greffe est responsable de produire l’ordre du jour avant chaque séance ordinaire du conseil.
L’ordre du jour contient les dossiers que les directions d’arrondissement recommandent de faire adopter par les élus et élues, classés par rubriques, suivi d’un sommaire décisionnel.
Une fois les dossiers transmis au greffe, M. Alzate analyse leur conformité.
« Je ne suis pas en mesure de dire si l’information est vraie ou pas, mais je suis en mesure de dire si administrativement, le processus a été respecté. »
Le jeudi avant la séance, l’équipe du greffe rencontre les élus et élues pour livrer et expliquer l’ordre du jour et le dossier décisionnel. M. Alzate doit répondre à leurs questions.
« Si je ne comprends pas un dossier, l’élu et le citoyen non plus. C’est aussi une obligation de demander au responsable du dossier de rendre le dossier moins technique, plus accessible. »
Les documents seront rendus publics le lendemain, le vendredi.
« La finalité, c’est que le citoyen puisse prendre connaissance des dossiers et s’il se questionne, qu’il puisse se préparer et de présenter et à la séance du conseil pour poser une question. »
Pendant la séance du conseil, M. Alzate lit l’ordre du jour et s’assure que tous les points soient appuyés et adoptés conformément aux règlements de régie interne.
Le lendemain, l’équipe du greffe produit des documents officiels, comme des avis publics et des résolutions, pour concrétiser les décisions prises la veille.
« On prend deux semaines pour faire les suivis », affirme M. Alzate.
Des tâches multiples en simultané
En plus d’être « les coordonnateurs du processus décisionnel » pour les séances du conseil, l’équipe du greffe s’occupe des appels d’offres et de la gestion documentaire.
Selon M. Alzate, la période la plus occupée de l’année est de janvier à la mi-septembre, pendant la saison des appels d’offres. « C’est beaucoup de préparation », affirme Vincent D’Agostino, responsable de la gestion documentaire à l’arrondissement de Lachine.
L’équipe du greffe traite aussi les demandes d’accès à l’information des citoyens et citoyennes, incluant la réception, l’analyse et le caviardage des informations. « C’est tous les jours », indique M. Alzate.
En 2025, l’équipe du greffe de Lachine a traitée 387 demandes d’accès à l’information et 17 appels d’offre.
Plus de transparence qu’avant
Le secrétaire d’arrondissement affirme que l’équipe du greffe doit désormais faire preuve de plus de transparence qu’avant, « surtout en matière de gestion contractuelle », c’est-à-dire la gestion du processus des appels d’offres.
« On demande plus de transparence de la part de tous les greffes à la Ville de Montréal et partout au Québec. C’est pour ça qu’on offre ce rôle conseil en matière en gestion contractuelle aux unités d’affaires, pour mieux encadrer la conformité de tout le processus. »
M. Alzate estime que ces nouvelles obligations complexifient les dossiers d’urbanisme, dont l’encadrement des Projets particuliers de construction, de modification ou d’occupation d’un immeuble (PPCMOI).
La photo de couverture a été prise le 3 mars 2026 par Odile Joron.
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